Както повечето хора, дните ми са изпълнени с неотложни, но често тривиални задачи.Разпръскване Когато Бони Уеър, медицинска сестра за палиативни грижи, която се грижи за терминални пациенти през последните седмици от живота им, попита кои са най-големите съжаления на хората, 5 отговора се появиха отново и отново:
- Иска ми се да имах смелостта да живея живот, верен на себе си, а не живота, който другите очакваха от мен
- Иска ми се да не бях работил толкова усилено
- Иска ми се да имах смелостта да изразя чувствата си
- Иска ми се да бях в контакт с приятелите си
- Иска ми се да се бях оставил по-щастлив
Мисля за този списък много, докато работя.
Както повечето хора, дните ми са изпълнени с неотложни, но често тривиални задачи. Имейли. Срещи. Промените. Обаждания.
Това е като да изплатите кредитна карта с високи лихви. Работя си до мозъка на костите, но по принцип едва вдлъбнатина . Когато се сещам какво постигнах от значение през определена седмица, понякога дори едно нещо не ми идва на ум. Как се случва това?
По време на разговор в Станфорд, Фил Либин, главен изпълнителен директор на Evernote, взе точно този въпрос, обсъждайки как да разграничите кое е спешното и кое е важно в живота ви:
Спешни задачи са задачи, които трябва да се решат незабавно.
Това са неща като телефонни обаждания, задачи с предстоящи срокове и ситуации, при които трябва да реагирате бързо. Отговорът на имейл, когато трябва да го направите, обикновено е спешна задача.
Важни задачи са задачи, които допринасят за дългосрочни мисии и цели.
Това са неща като тази книга, която искате да напишете, презентацията, която искате да направите за промоция, и компанията, която планирате да започнете.
Проблемът е, че важните задачи обикновено се изтласкват от спешни задачи. Така че, ако имате ограничен период от време през деня си, как можете да сте сигурни, че сте отделили време за важни задачи?
Използване на матрица за решение, за да решите какво е важно
Един от начините да разберете кое е най-важното е да използвате Матрица за решения на Айзенхауер : 
Винаги, когато правите това, правите компромис между важно и спешно.Jamesclear.com/Crew.co
Разработена от Дуайт Айзенхауер, петзвезден генерал от армията на Съединените щати, върховен главнокомандващ на Съюзническите сили в Европа по време на Втората световна война, президент на Колумбийския университет, о, и двумесечен президент на САЩ, тази проста кутия разделя задачите в прости категории:
В горния ляв ъгъл ( Важно и спешно ), може да поставите неща като кризи, срокове и проблеми.
Горният десен ъгъл ( Важно и не спешно ) може да се състои от неща като взаимоотношения, планиране на дългосрочни проекти и отдих.
Долният ляв ъгъл ( Не е важно и спешно ) може да се състои от прекъсвания, срещи и дейности.
Долният десен ъгъл ( Не е важно и не е спешно ) може да се състои от губене на време, приятни занимания и други тривиални задачи.
Доста лесно е да се премахнат не важните, не спешните неща. Това е нещо без умове. Искате да прекарате там възможно най-малко време.
Важните и неотложни неща също са очевидно първите неща, с които трябва да се справите.
Но какво да кажем за приоритизиране между другите два квадранта? Там нещата стават трудни.
Повечето хора по подразбиране първо изпълняват спешни задачи - проблемът е в това ако винаги правите неотложни задачи, не можете да изпълните важни задачи .
Винаги се появяват спешни задачи. И винаги ще има по-неотложни задачи, отколкото имате време да изпълните, колкото и да се стараете.
Случвало ли ви се е да казвате, [X] е наистина важен, но в момента нямам време за него?
Винаги, когато правите това, правите компромис между важно и спешно. Лао Дзъ казва, че времето е създадено нещо. Да кажеш „нямам време“ е все едно да кажа „не искам“.
Или както се изрази Пикасо, Отложете само за утре онова, което сте готови да умрете, след като не сте го направили.
Как да направите спешни важни задачи
Най-лесният начин да се уверите, че важна задача е спешна е да дайте му краен срок .
Сроковете всъщност са това, което прави спешните задачи неотложни: Фактът, че трябва да се справите с тях незабавно. Липсата на срокове също често прави важните задачи толкова маловажни. Те обикновено са нещо, до което в крайна сметка можете да стигнете.
Например трябва да платите наем до края на месеца. Това е краен срок. С наближаването на този срок задачата става все по-спешна.
От друга страна, целта ви да влезете във форма е важна, но изобщо не е спешна. Нали имат за да стигнете до фитнеса до края на месеца? Вероятно не.
Така че първото нещо, което трябва да направите, ако искате да сте сигурни, че важните задачи са изпълнени, е да зададете срокове. Важна задача е почти винаги огромен набор от задачи (те често са по-скоро проекти) и за да зададете краен срок, първо трябва да го разбиете на по-малки задачи и да зададете срокове за тях.
Любимият ми подход към това идва от Първи неща , в който Дейвид Алън пита:
Кое е следващото физическо действие, което трябва да предприемете, за да постигнете напредък по тази задача?
Това е нещото, за което трябва да определите краен срок.
Сега тук идва ключовата част, защото не е достатъчно просто да се определи краен срок.
Защо се нуждаете от сериозни срокове
Второто качество на спешните задачи, което ги прави спешни, е, че сроковете им не подлежат на договаряне.
Ако не спазите крайния срок, има сериозни последици.
Очевидно е защо е така с нещо като неплащане на наем. Първо вашият стопанин ще ви се обади и ще вика. Ако сте чувствителни към социалния натиск, това вероятно ще е достатъчно, за да ви накара да платите наема си навреме. В противен случай в крайна сметка ще бъдете изправени пред съда и изгонени, което е достатъчно сериозно за повечето хора.
Проблемът само с определянето на срокове за важни задачи е, че те не стават автоматично сериозни. Ако кажа, че трябва да отида във фитнеса преди края на седмицата, по принцип няма последици от неспазването на този срок.
И така, как да направите сроковете по-значими? Ето няколко начина:
1. Направете го публично
Един от начините да направите един срок по-сериозен е да го заявите публично. Когато сте публично отговорни до краен срок, тогава не можете да заблудите само себе си. Обратната страна на тази монета е, че ако определите дата публично, по-добре се уверете, че действително можете да я ударите. Няма нищо подобно на стреса, че трябва да спазвате краен срок, който сте поставили твърде агресивно за себе си.
2. Създайте награди и наказания
Друг начин да направите даден срок по-сериозен е да създадете награда за удрянето му или наказание за липса. Поставете този набор от награди и наказания на място преди време и се уверете, че не сте човекът, отговорен за действителното му изпълнение. Например напишете чек за $ 2000 на някаква политическа организация, която мразите, дайте го на ваш приятел и им кажете да го изпратят, ако не успеете да спазите крайния срок.
3. Дръжте другите отговорни
Когато става въпрос да държите другите (като членове на вашия екип) отговорни за срокове, важно е да накарате хората да осъзнаят колко важни срокове са важни за вас. Не можете да толерирате пропуснатите срокове. А това означава всъщност да се регистрирате и да имате неудобни разговори, когато са пропуснати срокове. Ако не направите това, тогава хората разбираемо ще приемат, че сроковете не са толкова важни за вас и ще започнат да бъдат изтласквани или пропускани все по-често.
4. Задайте постоянни напомняния за себе си
Много е лесно да игнорирате краен срок, освен ако нямате постоянно напомняне. Неотложните задачи често имат вградени напомняния, като вашия приятел или съпруг, който продължава да ви подслушва да направите нещо. За важни задачи трябва сами да настроите тези напомняния. Поставете лепенки около бюрото си. Задайте календарни събития или таймери. Поставете регистрация до огледалото на банята. Правете каквото трябва да направите.
*****
Това изглежда ли много работа? Е, може да е отначало. Но с времето става по-лесно и ще откриете, че се чувствате много по-малко стресирани.
Винаги ще имате достатъчно спешни задачи, за да запълните цял ден, седмица, година или дори цял живот. Но това, за което наистина трябва да изразходвате по-голямата част от енергията си, е постигането на важни неща, за да не се окажете със списък със съжаления за неща, за които никога не сте намерили време да направите.
Джори Макей е редактор @CrewLabs , където този пост първоначално се появи . Искате ли да се научите да станете най-добрата версия на вас? Натисни тук да се присъедините към хилядите производители и предприемачи, които получават седмичния ни имейл за повишаване на вашата креативност и производителност.
