Основен Иновация Неприятности: Не започвайте имейл с „Надявам се това да ви намери добре“

Неприятности: Не започвайте имейл с „Надявам се това да ви намери добре“

Много имейл съобщения излизат на грешен крак.Джо Козел Фермер / Flickr

Много хора, които не познавам, започват имейли с поздрав, надявам се, че сте добре, обичайният ми отговор: Да ... не ви познавам и съм достатъчно добре да изтрия имейла ви, без да чета повече.

И предвид резултатите от неформално проучване, много хора се чувстват по същия начин.

Катарин Хам, редактор на пътувания за Лос Анджелис Таймс , който получава безброй игри от бъдещи сътрудници и PR агенти, също се страхува да получи Надявам се, че сте добре имейли. По Божията благодат съм добре, но какво, ако не бях? тя попита. Сигурен съм, че бих бил също толкова ядосан ... На тези хора казвам следното: Изграждането на връзка означава да ми помагате да си върша работата, а не да ме питам как съм. Това означава да разбера моя пазар, а не да се опитвам да разбера психиката си. Това означава да идентифицирам и адресирам журналистическите си нужди, а не да ми помага да намеря личния си център.

Барбара Теслер, главен изпълнителен директор на Teszler PR в Санта Моника, Калифорния, казваотваряне с Надявам се, че този имейл ви намира добре, е точно там със студено обаждане, което започва. Не затваряйте или изпращайте пощенска кутия важна информация в червено върху плика (важната информация е, че сте предварително одобрени за кредит карта с компания, за която не бихте могли да се интересувате по-малко). Хората избират „Надявам се, че сте добре“, за да установите лична връзка - звучи така, сякаш вече сте се запознали с този човек, а игнорирането или отхвърлянето на някого, когото сте срещнали лично, е по-грубо, отколкото игнорирането на непознат човек Никога не съм се срещал, така че на теория по-вероятно е да прочетете имейла си по този начин, но ми се струва измислен и неискрен.

Майк Плаг, доцент по комуникация в колежа в Манхатън, вярва, че тези поздрави имат повече общо с интерпретацията на получателя, отколкото с подателя. Ако някой напише „Надявам се, че сте изкарали страхотна седмица“ или „Надявам се, че това ще ви намери добре“, има шанс да сте имали ужасна седмица или да сте далеч от „добре“, но признанието за нашата взаимна човечеството е истинското послание, а не някакви конкретни надежди, казва Плъг. Причината тези приятелски приятности да изглеждат неискрени е, че ни гледат от бял екран, който по своята същност е безличен.

Абонирайте се за ежедневния бюлетин на Braganca Имейл сървърът показва предупреждения за спам или нежелани имейли.Снимка: Ian Waldie / Getty Images

Според McClain Watson, директор на програми за бизнес комуникация в Naveen Jindal School of Management в UT Dallas, хората трябва да се освежат. Ако изречението „Надявам се, че сте добре“ в имейл предизвика емоционален отговор от вас, това изречение си е свършило работата, казва Уотсън. Тонът на повечето ни ежедневни имейли е процедурен, транзакционен и звучи сякаш е написан от зомбита за зомбита. Предизвикателство за онези от нас - като мен - които искат да напишат имейл за хора с туптящо сърце, е да намерят начин да направят симпатична връзка с читателя, така че имейлът ни да се чете с човешки глас. „Надявам се, че сте добре“ може да не е най-добрият начин да постигнете тази цел, но през повечето време върши прилична работа.

Експертът по етикет Брук Стрейтън препоръчва да пишете имейлите си назад. Първото ви изречение трябва да обобщи вашите нужди или намерението на имейла, казва тя. Това позволява на някой да знае от самото начало дали това е имейл, който трябва да бъде адресиран спешно, подаден като информационен или каквото и да е подходящото действие. Ако искате да добавите „сладкиши“, оставете ги за края.

Джил Типограф, съосновател на Кариера в ранен етап , консултант, помагащ на младите хора да намерят стаж или първа работа, признава, че е трудно да се влезе директно в бизнеса, така че е важно да се разбере правилният подход. Вашата личност и истинност трябва да бъдат установени. Трябва да намерите нещо удобно и приемливо по отношение на подхода. Това не е един размер, подходящ за всички, казва тя. Всяка ситуация е различна. Подходът трябва да отразява ръста и / или изображението, което можете да намерите онлайн.

###

Pitch Perfect: Ефективни начини за стартиране на имейл

Наблюдателят помоли Джил Типограф да предложи съвети за подобряване на имейлите:

Надявам се, че този имейл ви намира добре, трябва да бъде резервиран за телефонно обаждане или последващ имейл за лично въведение. Ако все още не познавате човека, най-добре е да използвате различен подход.

Истинността трябва да е истинска, или не тръгвайте по този път. Бъдете професионални, не случайни. Помислете за закупуване на карта: Бихте ли изпратили прекалено ревностна или прекалено искрена карта на някой, когото не познавате?

Грешка от консервативната страна в подхода. Започнете имейл с Уважаеми г-н / г-жа / д-р .; преминете към лични имена само когато е установена връзка или връзка. Здравей или Хей е твърде небрежно. Използвайте собствени имена: Ако се казва Робърт, не ги наричайте Боб в първоначалния имейл.

Споменете препращащия (ако имате тяхното разрешение) - винаги започвайте с името на този човек в темата и първия ред. Това е вашият актив. Уважаеми (празно) - Препратих ме (празно), който смяташе, че бихте могли да се свържете с някой добър (празно).

Подхождайте към хората, използвайки техния индустриален жаргон - хората в творческите сфери говорят по един начин, а тези в банковото дело - по друг начин. Но във всеки случай е разумно да не бъдем крайни. Различните индустрии имат различни стандарти.

Използвайте тема за убийство по имейл - хората няма да се притесняват да четат действителния имейл, ако темата не резонира. Уверете се, че е уместно, много, и дава на някого причина да отвори. В днешно време толкова много става за спам, така че вмъкването на общ интерес, алма матер или човек, който ви препоръча, е важно и ценно.

Изпратете последващ имейл - първите имейли често не се четат. Разграничете го: Надявам се, че имате страхотна седмица и искахте да проследите имейла ми миналата седмица.

Домашни любимци Peeves

Избягвайте емотикони, тъй като те могат да създадат грешно първо впечатление.

Не споменавайте някой без негово разрешение.

Не задавайте на човека прякор. История: Скорошен колеж се обърна към Джил онлайн и каза: Хей, Джили. Никой не ме е наричал Джили от дете, като само съпругът ми от много години ми се обаждаше така мило от време на време, каза тя. Бях много отложен.

Тройно доказателство - неудобно е да видите правописни грешки и неправилно използване на граматика - особено грешно име или компания на човек (помислете за кандидатстване в колеж, например грешно име на колеж в есе).

Не искайте безплатен съвет или работа, без да предлагате нещо ценно в замяна. Това е твърде напористо и отклонение.

Интересни Статии